Свадебный координатор - что делает и когда нужен

В последнее время на свадьбе все большую популярность имеет такая услуга, как свадебный координатор. Но поскольку эта услуга относительно новая на рынке, но не все невесты четко себе представляют, что он делает и зачем он нужен. На мой взгляд, под этим термином объединены 4 типа свадебных координаторов. В связи с этим возникает очень много путаницы и очень многие недобросовестные координаторы пользуются этим. В частности, иногда эту услугу называют услугой доброй феи-волшебницы, окружая свою работу как можно большим количеством таинственности, предпочитая рассказать подробнее и более предметно об услугах при личной встрече, воспользовавшись тем, что многие молодожены смутно себе представляют распределение обязанностей между людьми, предоставляющими свадебные услуги. Думаю, что из возраста, когда хочется верить в сказки, большинство читателей уже, все таки, выросли, и понимают, что каждая услуга таки имеет четкие функции и обязанности перед клиентом. Причем от таких сказочников страдают не только молодожены, но и исполнители, для которых работа с таким исполнителем создает ряд дополнительных трудностей. Давайте со всем этим попробуем разобраться в этой статье.

Для начала я бы хотел обратить внимание, что одним термином «свадебный координатор» называют абсолютно разных по своим функциям людей. Отсюда, в общем-то, и все недоразумения. На самом же деле свадебным координатором называют следующих людей:

1. Представитель свадебного агентства, контролирующего процесс организации свадьбы в свадебный день. Агентство подбирает всех исполнителей на свадебном торжестве, либо какую-то его часть и в свадебный день координатор помогает выбранным им исполнителям организовать совместную работу с другими участниками свадебного дня. Я не стану заострять особое внимание именно на этом пункте, поскольку он вызывает наименьшее количество вопросов у молодоженов и с этим пунктом у них все более менее понятно. Отмечу лишь то, что координатор координирует не всех исполнителей, а только тех, чья работа связана с работой исполнителей, за которых он несет ответственность. Так же отмечу, что для того, чтобы координировать исполнителей, координатор должен знать специфику работы именно этих исполнителей, знать их требования к определенным организационным и техническим моментам. Без этих знаний никакой пользы от координирования быть не может, зато может быть определенный вред. Квалификация такого исполнителя, а так же качество его работы напрямую зависит от того подхода, который используется в данном свадебном агентстве, а так же от уровня этого агентства. В любом случае, агентство несет комплексную ответственность за проведение всего праздника.
2. Координатор свадебного дня, который координирует услуги, подобранные самими молодоженами. Этот вариант встречается не часто, поскольку данный труд очень неблагодарный в плане того, что не всегда перед свадебным координатором стоит вообще выполнимая задача. Иногда задача заключается по сути в том, чтобы выйти из ситуации с наименьшими потерями. Первая сложность в работе состоит в том, что не всегда свадебные исполнители подобраны так, чтобы их работа хорошо сочеталась друг с другом. Иногда нанимаются взаимоисключающие услуги. А поскольку эти услуги подбирает не координатор, то он никак не может на это повлиять. Вторая сложность заключается в том, что в данной ситуации координатор не знает всех тонкостей работы именно этих исполнителей. Даже если они уже где-то пересекались, то не факт, что это было в схожих условиях и при аналогично поставленных задачах перед исполнителем. В связи со всем этим такой свадебный координатор не может дать Вам гарантий того, что праздник пройдет абсолютно гладко. При наличии опыта в организации свадебных торжеств координатор все же, возможно, сможет принять более грамотное решение, чем это бы сделали сами молодожены или их родители. По возможности такой координатор будет стараться перейти в предыдущий пункт – т.е. постараться убедить молодоженов нанять исполнителей, с которыми ему привычнее работать, но при отсутствии другой работы таки иногда работает и в таком режиме. Подобная работа требует от свадебного координатора огромных знаний и огромного опыта. Для того, чтобы координировать работу других людей, он должен знать специфику работы всех исполнителей свадебного дня. Найти такого высококвалифицированного человека непросто, причем в любой ценовой категории, а особенно с учетом того, что такой человек всячески будет стремиться работать как представитель агентства и отвечать за подобранные им же услуги. Помимо этих услуг координатор свадебного дня может выполнять функции помощника на свадебном банкете, о котором пойдет речь ниже.
3. Координатор свадебного банкета. Такой свадебный координатор работает в паре с определенным ведущим на свадьбу и досконально знает его программу. Только в этом случае свадебный координатор может с успешно координировать свадебный банкет. Ведущий на свадьбу – это не просто человек, знающий определенный набор конкурсов. Это в первую очередь человек, который отвечает за все тайминги на банкете. Он должен согласовать свою программу, танцевальные отделения, конкурсы с работой кухни ресторана. Очень многое в его программе зависит именно от работы кухни. Пустить в координацию работы кухни постороннего человека он не может себе позволить – вся его работа будет скомкана, без всего этого он не может иметь контроль над залом. Слаженность работы координатора банкета (если такой имеется) с работой ведущего не менее важна чем слаженность ведущего с работой диджея. Подобная работа требует от координатора определенных знаний – в первую очередь знаний специфики работы определенного ведущего. Так же такой координатор по совместительству может выполнять функции помощника на свадебном банкете, о котором я расскажу далее.
4. Помощник на свадебном банкете. Это человек, который освобождает молодоженов или их родственников от решения ряда организационных задач на самом банкете. Задачи этого исполнителя просты, но они позволяют в определенных условиях молодоженам или их родственникам заниматься празднованием, а не решением каких-либо проблем. В обязанности такого человека может входить: проследить за тем, чтобы всем хватило стульев и приборов (иногда актуально, когда в заполненный зал приходят опоздавшие), если не хватит, то попросить официантов принести, встретить, а потом рассчитаться с людьми, организовывающих шоу-программу на банкете, а так же с другими свадебными исполнителями, возможно, где-то потребуется потеребить официантов, если те не справляются со своей работой, иногда надо встретить и подумать над тем где расположить какие-то элементы праздника, например, свадебный торт или гелевые шарики с неоновой подсветкой и т.п. Как видите, все задачи абсолютно простые, т.е. не требующие особой квалификации от исполнителя. С этими задачами успешно справляются и родственники или сами молодожены. Нанимая такого человека, Вы просто освобождаете этих людей от всего этого. От исполнителя этих услуг требуется порядочность, исполнительность, ответственность.
   

Как видите, четыре разные услуги имеют одно общее название. Причем все четыре этих услуги требуют различной квалификации от исполнителя, а соответственно и требуют различной оплаты. Давайте ниже поговорим о том, в каких случаях необходима каждая из этих услуг, а так же по каким косвенным признакам можно различить пользователю этих исполнителей.

Начну с самых распространенных. Помощник на свадебном банкете. Любое заведение и любая свадебная услуга рассчитана на определенный тип услуг, под определенные требования. И ресторан или банкетный зал здесь не исключение. Любой зал рассчитывается на определенное количество гостей. Причем рассчитывается не только место под праздник, но рассчитывается и количество поваров, количество официантов, количество мебели и количество столовых приборов. В случае если зал переполнен (кстати, не всегда администрация честно об этом предупреждает, т.к. финансово это им не выгодно), то так или иначе заведению сложнее будет обеспечить нормальную работу по обслуживанию такого банкета. В этом случае может потребоваться некоторая помощь при организации свадебного банкета. Помимо этого в различных заведениях по разному организована работа обслуживающего персонала, о чем вполне можно судить из отзывов об этих заведениях. Так же сама программа может быть достаточно насыщенной. Несложно будет прикинуть, сколько раз потребуется встретить элементы шоу программы, будете ли Вы заказывать доставку торта прямо на банкет или заберете его заранее. Вот и весь объем работы помощника на свадебном банкете.

Следующим если не по распространенности, то по требованию к квалификации исполнителя идет координатор свадебного банкета. Этот человек всегда будет являться неотъемлемой частью программы свадебного ведущего. Есть ряд ведущих, чья работа в зале построена так, что им тяжело решать одновременно и вопросы, связанные с кухней. Часто для ведущего эта мера является вынужденной, поскольку подобная услуга поднимает итоговую стоимость ведущего, а соответственно влияет на популярнось ведущего. Нужен такой помощник ведущему на свадьбу или нет – это может решить для себя только ведущий. Молодожены же могут только решать, подходит им такой вариант или не подходит. Как я уже писал выше, координатор свадебного банкета по совместительству может так же выполнять и более простую работу – работу помощника на свадебном банкете, чтобы его функция на банкете была более полезной.

Представитель свадебного агентства. Агентство комплексно отвечает за проведение праздника и тут только само агентство может решать, когда и где будет уместно присутствие свадебного координатора. Могу только отметить, что успех работы агентства будет больше зависеть не от умелой работы координатора свадебного дня, а от умелой работы свадебных исполнителей. Грамотно подобранная слаженная свадебная команда в каких-то особых координациях со стороны не нуждается по большому счету.

Координатор свадебного дня, работающий отдельно. Самая нелегкая работа из всех вышеперечисленных и самая нелегкая ситуация для молодоженов. На самом деле данный тип координаторов встречается гораздо реже, чем об этом заявляется. А причина тому разная квалификация и разная оплата труда соответственно. Поскольку данный тип координатора имеет больше всего вопросов, то я постараюсь описать, что именно нужно увидеть в работе этого человека, а что является чистой воды маркетингом.

При координации свадьбы данный человек обязательно присутствует на свадьбе, иногда с помощником – если требуется одновременно решать вопросы в разных местах. Решать текущие вопросы дистанционно не всегда представляется возможным, а еще сложнее дистанционно оценить реальное положение вещей, основываясь на мнении гостя, который не всегда понимает суть вопроса, либо не всегда видит никакой опасности в не благоприятно складывающейся ситуации. Что касается свадебных исполнителей, то они часто элементарно заняты (иногда решением этой самой проблемы), если исполнитель не опытный, то ничем он координатору помочь не сможет. Не верьте в возможность координирования по телефону. Особенно если праздник проходит в какую-то из горячих дат. Работа такого псевдо координатора свадьбы будет скорее заключаться в сваливании вины на другого. Претензий не будет к тому, кто по сути ничего не сделал для праздника, зато в случае успеха он с удовольствием примет поздравления. Помните, что человек, взявшийся координировать свадебный день, несет ответственность за все организационные моменты.

Так же обратите внимание при выборе координатора свадебного дня, чтобы в перечне услуг координатора не было перечислено услуг, которые априори выполняет кто-то другой из свадебных исполнителей. Например, если координатор пишет, что он составляет детальный план всего свадебного дня, то учтите, что осуществиться это может только в одном случае – координатор пишет сценарий праздника (на самом деле большинство координаторов даже не знают что это такое, и чем он отличается от сценария свадебного банкета). Поясню, сценарий праздника необходим, если молодожены видят свой праздник в виде каких-то сценарических действий. В этом случае координатор свадебного дня пишет, к примеру, сценарий тематического выкупа (если он необходим), далее придумывает какие-то действия и какую-то программу во время свадебной прогулки (которую обычно очень условно можно назвать в этом случае свадебной прогулкой), заказывает необходимые элементы программы во время свадебной прогулки. Фото и видео съемка в этом случае ведется в репортажном режиме, постановочная съемка отсутствует. Далее координатор свадебного дня (если в перечне указан полный свадебный день) пишет сценарий свадебного банкета и потом под этот сценарий подбирается ведущий. На самом деле, в таком формате происходят некоторые праздники, но далеко не в малобюджетном ценовом сегменте. Это актуально больше для ведущих, у которых нет своей свадебной программы (в основном это касается ведущих-звезд). Могу Вас заверить, что целевая аудитория этих праздников не ищет себе координатора свадебного дня через интернет. На самом же деле сценарий первой половины дня чаще пишется молодоженами совместно с фотографом и/или видеооператором. Ответственность за успешную фото и видеосъемку несет фотограф и видеооператор. Сценарий второй половины дня пишется молодоженами совместно с ведущим на свадьбу. Свадебный ведущий несет ответственность за свадебный вечер.

Так же обратите внимание, что контролировать работу исполнителей начинать лучше не по телефону в свадебный день, а накануне свадьбы, на этапе ее подготовки, оговаривая вместе с молодоженами все ньюансы свадебного дня и в обязательном порядке присутствуя на встрече молодоженов и исполнителей. Если этой встречи не происходит, то свадебный координатор не слышит требований каждого исполнителя и не понимает специфики работы этого исполнителя применительно к этой конкретной свадьбе. Простой обзвон утром абсолютно ничего не даст кроме констатирования фактов присутствия/отсутствия исполнителей.

Так же нередко можно встретить среди координаторов свадебного дня бывших исполнителей других направлений – флористов, декораторов, ведущих и т.п. Это абсолютно нормально, поскольку человеку, видевшему свадебную подготовку глазами какого-то исполнителя будет в чем-то легче, и он хоть одну сторону свадебной подготовки будет знать более менее хорошо. Иногда координаторами свадебного дня выступают координаторы свадебного банкета – это тоже один из частных случаев, когда специалист одного направления хочет освоить что-то новое. В данном случае такой специалист хорошо знает специфику работы ведущего. Но в то же время оценить работу координатора свадебного дня надо по организационным моментам всего свадебного дня. Напомню, что координатор свадебного дня обязан знать специфику работы всех свадебных исполнителей.

Надеюсь, что в своей статье я помог Вам разобраться с тем, какие функции на свадьбе может выполнять свадебный координатор, а так же помог самим разобраться с тем насколько будет полезен этот человек именно для Вашей ситуации.